株式会社エスピーブレイン

  • プライバシーポリシー

個人情報保護方針
個人情報の取扱いについて
特定個人情報保護方針

個人情報保護への取り組み

株式会社エスピーブレインは、2006年4月19日にプライバシーマークの付与を認定されました。
2003年5月30日に公布され、2005年4月より全面施行された、「個人情報保護法」により、個人情報の適切な取り扱いは、もはやマナーではなく守るべきルールとなりました。今や個人の意思を尊重した個人情報の取り扱いや、個人情報保護のためのマネジメントシステム構築は、企業にとって欠かせないものとなっています。
当社では日々大切な個人情報を扱う企業として、その取り扱い、ひいては情報セキュリティ全般について、全社的に取り組んでいくことが重要と考え、体制を強化していきます。
つきましては、個人情報保護の当社の取り組みにご理解を賜りたく、ここにご案内させていただきますとともに、今後もお客様に安全で信頼されるサービスを提供できるよう努めてまいります。

プライバシーマーク
  1. 認定日: 2006年4月19日
  2. 登録番号: 第10830148(07)号
  3. 認定機関: 一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

※ プライバシーマークは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が運用する「プライバシーマーク制度」に基づいて、当社の個人情報の取扱いが日本工業規格JIS Q 15001:2006「個人情報保護に関するマネジメントシステム-要求事項」に準拠して、適正かつ適切な措置を講じていることを認定した証として、その 使用を許可されたものです。

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

制定年月日 2004年12月28日
最終改定年月日 2019年09月01日
株式会社エスピーブレイン
代表取締役 山田 祐司

当社は、個人情報がお預かりした守るべき重要な情報であるとともに、経営情報であるとも認識しています。また、様々な分野のコミュニケーション・サービスに携わる企業として、すべての業務で取扱う個人情報及び全従業員の個人情報の保護の必要性と重要性を十分に認識しています。
当社では、個人情報の安全管理の厳守と、適正な取扱いをすることが、重要な社会的責任であると捉え、個人情報保護を企業活動における最優先事項のひとつとして位置づけています。 当社は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)および「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」(JIS Q 15001:2017)に則った個人情報保護マネジメントシステムを策定し確立することによって、全従業員及び全役員にその理解・遵守を義務づけるとともに、個人情報保護管理責任者のもと、社内体制の整備、明確化を図り、個人情報および従業員を適切に管理・監督いたします。

1<個人情報の取得、利用及び提供>

  • 当社は個人情報を取得する場合、利用目的や、対応窓口などを明確にした上で、個人の権利・利益を損なうことのないよう、了承いただいた目的の範囲内で、適法かつ公正な手段によって、取得・利用を行います。
  • 利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の部門個人情報管理者の責任において、目的外利用が行われないための確認手順を設け、実施します。またそのための、社内管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。
  • 個人情報の取扱いに関わる業務委託をする場合は、委託先と当社との間で個人情報の取り扱いに関する契約書、覚書などを定め、適切に個人情報を取り扱うように指導・監督いたします。
  • また、受託業務においてお預かりした個人情報については、厳正な管理のもと、機密保持など個人情報保護に関するルールを定めた範囲内において使用し、業務終了時には返却もしくは適切な方法で破棄します。

2<個人情報の管理と保護>

  • 取得した個人情報の管理は厳重に取り扱うこととし、了承いただいた目的の範囲内において利用いたします。また以下のいずれかに該当する場合を除き、如何なる第三者にも提供いたしません。
    □本人の同意をいただいた場合
    □個人を識別することができない状態の場合
    □法令等により必要と判断された場合
    □人の生命、身体又は財産の保護に必要があり、本人の同意を得ることが困難かつ緊急を要する場合
  • 個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい、減失又はき損等を防止するために適切かつ最善の物理的、論理的措置を講じるとともに、万一の発生時には速やかな是正措置を講じます。
  • また、問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対して、速やかに再発防止のための是正を行います。

3<個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守>

  • 当社は、個人情報の取扱いにあたり、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範、関係諸規則、ガイドライン等を遵守いたします。

4<個人情報保護の管理体制および仕組みの継続的改善>

  • 当社は、個人情報保護に関するマネジメントシステム及びそれを実行するための管理体制と仕組みについて、定期的な監査を実施し、社会情勢・環境等の変化を考慮して、個人情報保護の有効かつ適正な運用のために、継続的な維持と見直し及び問題点の改善、是正を行います。

5<個人情報に関する苦情及び相談のお問合せ>

  • 当社が保有する個人情報について、本人の開示、訂正、削除、利用停止の依頼及び苦情、相談に対し、受付及び対応の手順を整備し、迅速かつ誠意をもって対応いたします。
  • 当社の個人情報保護宣言、個人情報保護方針、および個人情報の取扱いについてのご質問、苦情ご相談等は、下記までご連絡ください。
    <お問合せ窓口>
    〒164-0011 東京都中野区中央2-9-1サンロータスビル3F
    株式会社エスピーブレイン 個人情報保護管理責任者 内田
    TEL.03-5330-6464(平日10:00~18:00受付) 
    e-mail:privacy-info@spb.co.jp

個人情報の取扱いについて
【『個人情報保護法に関する法律』に基づく利用目的等の公表事項】

当社が取得した個人情報に関し、「個人情報の保護に関する法律」で「公表等」を義務付けられている事項について以下のとおりお知らせいたします。
株式会社エスピーブレインは、個人情報保護方針に基づき、お客様、お取引先様、当社の全従業員、当社の採用活動へ応募された方、当社にアルバイト登録された方、当社にお問い合わせされた方などから取得した個人情報を、以下の通り、適切に利用し取扱います。

1.取り扱う個人情報
当社で取り扱う「個人情報」は、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、在籍教育機関名、もしく は所属する企業名・教育機関名、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの、及び画像もしくは音声により当該個人を識別できるものを含む)で、業務上必要とする情報を指します。

2.個人情報の利用目的について
当社では、個人情報を取扱いする場合は、次の通り利用目的を特定し、その利用目的の範囲内にて利用します。また、下記以外の利用目的で、個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。

1)当社が個人情報をお取引先様から委託業務(受託)として取得する場合の利用範囲と利用目的
当社が、お取引先様より委託業務(受託)として取得した個人情報は各種広告宣伝及びプロモーション業務(イベントプロモーション・セールスプロモーション・展示会・セミナー等)のご案内・ご紹介等、お客様に有益かつ適切な情報を提供する等の利用目的範囲内で取扱わせていただきます。

①当社が委託業務として取得する個人情報の利用範囲
・各種プロモーション、イベント、催事の企画・制作・運営業務
・各種プロモーション、イベント、催事の事務局運営業務
・各種プロモーション、イベント、催事に係わる装飾、施工等の業務
・各種プロモーション、イベント、催事に係わる運搬・配送、交通・宿泊手配業務
・各種プロモーション、イベント、催事に係わる備品・機材のリース、レンタル業務
・販売促進助成物の企画・制作業務
・コンピュータプログラムの作成、システム開発、運用管理業務
・デザインの制作、版下製作、印刷物の製造・加工等の業務
・情報システム機器、映像・音響操作業務
・ホームページの作成・管理およびその他情報処理関連の各支援業務
・広告表現に関わる企画・制作業務
・お取引先担当者様、協力会社担当者様、出展社担当者様情報 ・その他上記に付随する受託業務及び関連する支援業務全般

②当社が委託として取得する個人情報の利用目的
・各種プロモーション、イベント、催事の企画・運営に付随する諸対応
・各種プロモーション、イベント、催事の提供その他それらに付随する諸対応
・各種プロモーション、イベント、催事に関する情報のご送付・ご案内等
・各種プロモーション、イベント、催事に際しての、受付対応
・各種プロモーション、イベント、催事のお問い合わせに関する対応
・アンケート集計、市場調査・顧客動向分析を行うための基礎データの作成
・お客様のご意見・ご要望のサービス等の改良・改善に対する反映
・イベント応募、作品公募及びモニターキャンペーン等の当選・採用等のご本人通知、賞品・謝礼の提供に関する諸対応
・拾得物のご連絡その他、緊急時の個別のお問い合わせ、ご連絡等
・受発注内容確認、出展内容確認のため(通信記録、各種申請書等) ・当社の義務の履行及び権利の行使、およびこれに付随する諸対応
※なお、上記の個人情報については、当社に開示等の権限はありません。

2)当社が直接書面にて取得する個人情報の利用範囲と利用目的
当社が、ご本人から直接書面によって取得する個人情報(ホームページや電子メール等によるものを含む)の利用目的は取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
①当社への採用応募に関して採用選考業務を行うため(採用選考応募情報)
※詳しくは「採用選考応募者の個人情報の取扱いについて」をご覧ください。
②当社でアルバイト業務を行う際に連絡、案内などを行うため(アルバイト登録情報)
③当社の従業員の雇用管理のため(従業員情報)

3)当社が直接書面以外で取得した個人情報の利用範囲と利用目的
①当社事業及び個人情報に関するお問い合わせ、苦情、相談等に対応するため。(電話問合せ等)

3.個人情報の第三者への提供について
当社では、取得した個人情報(直接書面であるかないかに係わらず)を、以下の場合を除き、いかなる事由をもってしても、第三者に提供することはいたしません。
・本人の同意をいただいた場合
・事前に第三者への提供についての内容や方法及びその目的と項目などを公表して取得した場合
・法令等により必要と判断された場合
・人の生命、身体又は財産の保護に必要があり、本人の同意を得ることが困難かつ緊急を要する場合

4. 個人情報の取得に関する任意性および当該情報を提出しなかった場合に生じる結果について
ご本人様ご自身の判断によって当社に個人情報を提出しないことが可能です。ただし、当社のサービスの提供に個人情報が不可欠な場合は当該サービスを受けられない場合があります。

5.個人情報の安全管理と保護
取得いたしました個人情報は、利用目的に応じて必要な範囲内において正確、かつ最新の状態で管理します。また、個人情報を保護するため、当該情報への不正 アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい、減失又はき損等を防止するために適切かつ最善の物理的、論理的措置を講じるとともに、万一の発生時には速やかな 是正措置を講じます。

6.個人情報の外部委託について
当社は、取得した個人情報の取り扱いの全部または一部を、円滑かつ効率的な事業活動を遂行する目的で外部に委託することがあります。外部委託先については、個人情報の管理状況を評価し、必要な安全対策を実施している委託先を選定した上で業務を委託し、委託先と当社との間で個人情報の取り扱いに関する契約 書、覚書などを定め、適切に個人情報を取り扱うように定期的な指導、管理・監督を行います。

7.個人情報の開示等の請求に関して
当社では、ご本人様からのお申し出により、保有個人情報データの開示等(利用目的通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者への提供の停止)の請求に対応させていただいております。
開示等の照会をご希望の方は以下の手続きにより受付いたしますが、詳しくは下記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。

1)お申し出先
下記の指定の書式で郵送もしくはEメールにより当社<お問合せ窓口>までお申し出ください。
※従業員(アルバイトスタッフ含む)は、開示等(利用目的通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者への提供の停止)の照会内容を記載した書面を作成の上、各担当部門の担当者宛に郵送もしくはEメールでお申し出ください。

2)お申し出書式
指定書式によりお申し出ください。
・保有個人データ開示等請求書(PDFダウンロード
・保有個人データ開示等請求の委任状(PDFダウンロード

3)開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。

4)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
 ①代理人である事を証明する資料
 <開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
  ・本人の委任状(原本)
 <代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し
  ・戸籍謄本
  ・住民票(続柄の記載されたもの)
  ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
 <代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し
  ・後見登記等に関する登記事項証明書
  ・その他法定代理権の確認ができる公的書類
 ②代理人様ご自身を証明する資料
  ・運転免許証
  ・パスポート
  ・健康保険の被保険者証
  ・住民票

5)開示等の求めに応じる手数料
開示、利用目的の通知のご請求にあたり、次の手数料をお支払いいただきます。
  ・手数料:1000円/1件につき
 ※お支払は、お申し出の際に切手を指定書式に同封もしくはご郵送願います。
 ※実費が掛かる場合は、別途お支払願います。
 ※合理的な理由により開示等をお受けしかねる場合であっても、手数料は返還でき ませんのでご了承願います。
 ※従業員(アルバイトスタッフ含む)は、上記の限りではありません。

6)回答期間
原則として、開示等のお申し出の受付日の翌日から10日以内に回答いたします。ただし、お申し込みに必要な書類や手数料に不備があった場合は、それが整った日を受付日とみなし起算いたします。また、調査に時間がかかる場合など、やむを得ない理由のある場合は、回答期間を延長させていただくことがあります。 この場合には、ご本人様に連絡し、調査に時間を要することおよび回答予定時期の目処等について、お伝えいたします。なお、合理的な理由により開示等をお受けしかねる場合であっても、原則として受付日の翌日から起算して10日以内にその旨ご回答いたします。
※回答までの日数は土日祝日を除外した暦日で数えます。なお、年末年始等、当社休業日は土日祝日と同じ扱いといたします。

7)開示等の回答のご連絡
当社がご本人様に対し、開示等をする旨の決定をした場合には、所定の「保有個人データ開示等請求の結果報告書」に回答内容を記載し、ご本人様に配達記録郵便にてご連絡いたします。
開示等を行わない旨の決定をした場合にも、上記「個人情報に関する開示等申請の結果報告書」にて、開示等をしないとの判断にいたった理由を記し、ご本人様に配達記録郵便にてご連絡いたします。
その際に本人確認書類(委任状を含む)も返却いたします。
なお、ご連絡(送付)先は、本人確認書類または代理人確認書類に記載のある住所に限らせていただきます。
※従業員(アルバイトスタッフ含む)へは、回答内容を記載した書面を作成の上、郵送もしくはEメールでご連絡いたします。

8.個人情報に関する開示等や苦情及び相談のお問合せ窓口
当社の保有する個人情報に関する開示の照会、苦情及び相談のお問合せは、メールで下記までお申し出ください。
<お問合せ窓口>
〒164-0011 東京都中野区中央2-9-1サンロータスビル3F
株式会社エスピーブレイン 個人情報保護管理責任者 内田
TEL.03-5330-6464(平日10:00~18:00受付)
e-mail:privacy-info@spb.co.jp

9.当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
<認定個人情報保護団体の名称>
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
<苦情の解決の申出先>
・個人情報保護苦情相談室
・住所:〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
・電話番号:03-5860-7565
     :0120-700-779

特定個人情報保護方針

制定2016年2月1日
代表取締役 山田 祐司

株式会社エスピーブレイン(以下「当社」といいます。)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取り扱いの確保について組織として取り組む為に、「特定個人情報保護指針」を以下の通り定めます。

1.法令等の遵守について
当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」その他の関連法令を遵守し、特定個人情報等の適正 な保護・取扱いを行いたします。
なお、特定個人情報等の利用目的の通知又は公表(本方針第2項のとおり)、当社の保有する特定個人情報等の開示、訂正、追加、削除、利用停止等については、別に定める「個人情報保護方針」に拠るものといたします。

2.特定個人情報等の取得と利用目的について
当社が個人情報等を取得する場合に、以下のとおりといたします。
(1)利用目的が明らかな場合を除き、利用目的を明示します。
(2)本人の同意を得られた場合を除き、取得する個人情報は利用に必要な範囲とします。
(3)予め通知または公表した目的以外の用途に利用しません。
当社が取得した特定個人情報等の利用目的については、以下のとおりといたします。
(1)給与所得 ・退職所得 の源泉徴収事務、給与支払報告書等作成に関する事務
(2)健康保険 ・厚生年金保険届出・申請事務
(3)雇用保険届出・申請事務
(4)財形貯蓄の非課税手続事務

3.第三者への提供
特定個人情報については、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、第三者に提供しません。また、特定個人情報を除く個人情報については、別に定める「個人情報保護方針」に拠るものといたします。

4.安全管理措置
当社は、個人番号および特定個人情報の安全管理措置に関して「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」の定めに基づき、特定個人情報への不正アクセス、または、漏洩、滅失、または、毀損の防止等、特定個人情報の管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

5.特定個人情報等の取扱いに関する問い合わせ窓口について
当社の特定個人情報等の取扱いに関する質問等の問い合わせ窓口は、下記のとおりといたします。

〒164-0011 東京都中野区中央2-9-1サンロータスビル3F
株式会社エスピーブレイン 総務部 特定個人情報事務担当 
電話 03-5330-6460